Kostenlose Software für die WEG: Was taugt, was nicht?
Kleine WEGs ohne Budget für kommerzielle Software haben Alternativen. Einige sind professionell, andere überflüssig. Dieser Ratgeber zeigt, was wirklich funktioniert und wo die Grenzen liegen.
Kostenlose Software ist selten wirklich kostenlos. Die Anbieter finanzieren sich über Werbung, Datensammlung, Freemium-Konvertierung oder gelegentliche Bezahlfunktionen. Für kleine WEGs sind die meisten Angebote dennoch attraktiv, wenn der Funktionsumfang passt. Wichtige Kategorien: Erstens Cloud-Speicher. Google Drive, Dropbox, OneDrive, Nextcloud. Alle bieten kostenlose Grundversionen (5 bis 15 GB). Für Dokumentenarchiv einer WEG meist ausreichend. Nextcloud hat den Vorteil der DSGVO-Konformität bei EU-Hosting. Zweitens Buchung. Viele Buchungstools haben Freemium-Tarife. Blokbook, Calendly, Doodle. Calendly und Doodle sind eher für Terminfindung, Blokbook für Gemeinschaftsflächenbuchung. Drittens Kommunikation. E-Mail-Verteilerlisten (kostenlos), Mailchimp Freemium für Newsletter, Signal oder Threema als WhatsApp-Alternative. Viertens Buchhaltung. Kostenlose Versionen von Lexoffice oder WISO decken Grundfunktionen. Vollversionen ab 10 Euro monatlich. Fünftens Projektmanagement. Trello oder Todoist in Grundversion kostenlos. Für Beirat-Aufgabenverwaltung ausreichend. Sechstens Videokonferenzen. Jitsi (kostenlos, open source), Zoom Freemium (40-Minuten-Limit). Für Online-Versammlungen ausreichend, bei längeren Sitzungen Vollversion nötig. Nicht alle Tools sind für WEG geeignet. Datenschutz ist Pflicht. Anbieter in den USA oft problematisch wegen Datenabfluss. EU-basierte Anbieter sind vorzuziehen.
So lösen Sie das Problem
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Bedarf klären
Welche Funktionen braucht der Beirat konkret? Buchung, Dokumente, Kommunikation, Buchhaltung. Nicht alles muss digital sein. Nur dort einsetzen, wo es spürbar hilft.
- 2
EU-basierte Tools bevorzugen
DSGVO und Datenschutz sind kritisch. Tools mit EU-Hosting oder ohne personenbezogene Daten sind sicher. US-Cloud-Anbieter nur bei explizit DSGVO-konformen Angeboten.
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Freemium prüfen
Welche Funktionen sind in kostenloser Version enthalten? Reichen sie für WEG-Bedarf? Upgrade-Pfad klar? Vermeiden Sie Tools, die schon in Basisversion starke Limits haben.
- 4
Testphase starten
Neue Tools mindestens 3 Monate testen. Wenn sie nicht genutzt werden, abschalten. Viele kostenlose Tools sammeln sich ohne tatsächliche Nutzung.
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Dokumentation der gewählten Tools
Liste aller eingesetzten Tools mit Logins, Passwörtern, Verantwortlichen. Bei Beiratswechsel sofort übergabereif. Bei Tool-Abschaltung sauberer Datenexport.
Praktische Tipps
- Ein Tool kann viele ersetzen. Cloud-Speicher mit Kalenderfunktion kann Buchungstool ersetzen, wenn WEG klein genug.
- Nicht alle Daten in kostenlose Cloud legen. Finanzielle Daten und Verträge bei professionelleren Anbietern.
- Passwortmanager (Bitwarden kostenlos) vereinfacht Tool-Management erheblich.
- Regelmäßige Überprüfung: Welche Tools werden noch genutzt, welche kündigen?
Blokbook als Lösung
Blokbook bietet kostenlose Grundversion für kleine WEGs: Eine Anlage, bis zu 10 Wohnungen, alle Kernfunktionen. Ohne versteckte Kosten, ohne zeitliche Begrenzung. Upgrade bei wachsendem Bedarf.
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Häufig gestellte Fragen
Begründeter Wandel kommt in der WEG schneller an
Wenn Nutzen, Einführung und Risiken klar sind, lässt sich ein neues Reservierungsmodell leichter durchsetzen.