WEG-Beschlüsse dokumentieren: Sammlung und Nachweisbarkeit
Die Beschlusssammlung ist nach WEG-Reform verbindlich. Jede WEG muss eine geordnete Sammlung aller Beschlüsse vorhalten. Dieser Ratgeber zeigt, wie das praktisch umgesetzt wird.
Vor der WEG-Reform waren Beschlüsse oft verstreut in einzelnen Protokollen oder bei der Hausverwaltung gespeichert. Niemand hatte einen vollständigen Überblick. Die Reform hat dies geändert: Eine geordnete Beschlusssammlung ist Pflicht. Die Sammlung enthält alle Beschlüsse seit Gründung der WEG oder zumindest seit Reform-Inkrafttreten. Jeder Beschluss mit Datum, Wortlaut, Abstimmungsergebnis. Die Sammlung ist auf Anfrage an Eigentümer und Rechtsnachfolger herauszugeben. Bei Wohnungsverkäufen fordert der Käufer oder Notar oft die Beschlusssammlung an, um die Rechtslage der WEG zu verstehen. Eine nicht aktuelle oder unvollständige Sammlung kann bei Verkauf zu Preisabschlägen oder Verzögerungen führen. Zwei Formen sind üblich. Physische Sammlung: Ordner mit chronologisch sortierten Beschlüssen. Funktioniert, aber schwer zu aktualisieren und bei Beiratswechsel risikoreich. Digitale Sammlung: PDFs in Cloud-Ordner oder Software. Durchsuchbar, leicht zu übertragen, rechtssicher bei ordentlicher Handhabung. Die digitale Form ist mittlerweile Standard. Zu beachten ist: Die Sammlung ist nicht das Protokoll. Protokolle enthalten weitere Informationen (Diskussionen, Sondervoten). Die Beschlusssammlung ist gekürzt auf reine Beschlusstexte.
So lösen Sie das Problem
- 1
Beschlusssammlung anlegen
Chronologische Liste aller Beschlüsse. Datum, Thema, Wortlaut, Abstimmungsergebnis. Ab Reform-Beginn (Dezember 2020) verpflichtend, rückwirkend sinnvoll.
- 2
Nach jeder Versammlung aktualisieren
Innerhalb 7 Tagen nach Versammlung Beschlüsse in die Sammlung übernehmen. Direkte Verantwortung des Beirats oder Hausverwalters.
- 3
Zugänglichkeit sicherstellen
Eigentümer erhalten auf Anfrage die Sammlung. Bei digitaler Form Cloud-Zugang für alle Eigentümer oder Passwortzugriff auf Anfrage.
- 4
Bei Verkauf Sammlung bereitstellen
Käufer oder Notar bekommen Sammlung zur Prüfung. Aktuell und vollständig. Verzögerungen bei Verkauf vermeiden.
- 5
Langfristige Archivierung
Mindestens 30 Jahre aufbewahren. Bei grundlegenden Beschlüssen (bauliche Änderungen, Teilungserklärung-Änderungen) lebenslang. Digitale Archivierung ist zulässig und empfohlen.
Praktische Tipps
- Beschlusstexte kurz und präzise. Keine Kommentare oder Erläuterungen in den Sammlungseintrag.
- Bei unklaren alten Protokollen versuchen, Beschlüsse rekonstruierend aufzunehmen.
- Suchfunktion in digitaler Sammlung ist Goldwert. Bei dutzenden Beschlüssen unverzichtbar.
- Übergabe an Hausverwaltung und Beirat gleichzeitig. Doppelte Haltung reduziert Verlustrisiko.
Blokbook als Lösung
Blokbook kann Beschlusssammlung systematisch pflegen. Beschlüsse werden mit Datum und Wortlaut erfasst, kategorisiert, suchbar. Bei Verkauf oder Eigentümerwechsel wird Sammlung als PDF exportiert.
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Häufig gestellte Fragen
Dokumentierte Nutzung für faire Entscheidungen
Klare Regeln und nachvollziehbare Buchungshistorie erleichtern Verantwortung in der WEG.